فصل چهارم عمليات روي دادهها

Transkript

1 مطالعه ی آزاد فصل چهارم عمليات روي دادهها نرمافزار اكسل متناسب با نياز ما دادههاي زيادي را در كاربرگهاي خود ذخيره ميكند و براي كار با مجموعهي دادهها طراحي شده است. براي همين امكاناتي براي سازماندهي و مرتبسازي دادهها وجود دارد. استفاده از ليستها در طبقهبندي و فيلتر كردن اطالعات براي كاربر مفيد است. گاهي الزم است بدون آنكه دادههايي را جابهجا و يا حذف كنيم بر روي بخشي از دادهها كار كنيم آنها را با شرايط خاص نمايش دهيم كنترل كنيم و از ورود و ثبت دادههاي اشتباه پيشگيري كنيم. دادهها را به ترتيبهاي مختلف مرتب كنيم يا در ترازهاي مختلف طبقهبندي كنيم و همچنين از فايل و دادهها محافظت كنيم. پس از آموزش اين فصل هنرجو ميتواند: ليست جدولي )جدول ) 1 ايجاد كند. دادهها را با ترتيب دلخواه مرتب كند. ليست دادهها را بر اساس مشخصات مورد نظر فيلتر كند. روي دادههاي فيلتر شده محاسبات انجام دهد. مقادير معتبر قابل درج در خانهها را تعريف كند. قابليت Goal Seek را تعريف كرده و با داشتن مقدار هدف دادههاي ورودي را تعيين كند. براي حفاظت از دادهها فقط ناحيهي مشخصي از يك كاربرگ را قابل ويرايش معرفي كند. كاربرگ را چه از نظر تغيير محتوا و چه تغييرات ساختاري مصون دارد. براي امنيت بر روي فايل رمز بگذارد. دادهها را پااليش و دادههاي افزونه را حذف كند. 1. Table

2 عملیات روی داده ها 198 ١-٤ مرتبسازي براي مرتبسازي دادههاي ليست بايد موارد زير را مشخص كنيد: 1. مرتبسازي بر اساس مقادير كدام فيلد يا فيلدها صورت گيرد 2. مرتبسازي به صورت صعودي باشد يا نزولي 3. مرتبسازي براساس مقدار متني عددي تاريخ و زمان باشد طبق تعريف كاربر براساس قالب رنگ خانه رنگ قلم متن يا آيكونها و نشانهها باشد. 4. مرتبسازي بر اساس ستون باشد كه معموال اينگونه است يا مرتبسازي بر اساس سطر باشد. مثال 4-1 ميخواهيم جدول دادههاي مدالآوران المپيك ورزش پهلواني ك شتي كشور را برحسب تعداد بيشترين مدالها مرتب كنيم )شكل 4-1(. شكل 4-1 دادههاي برخي از مدالآوران ورزش ك شتي كشور

3 199 سازی مرتب نكته كردن باز با و ميشود ذخيره ذخيرهسازي زمان در جدول ستونهاي مرتبسازي جدول يا ليست هر روي بر را مرتبسازي عمل آخرين شرايط ميتوان فايل كرد. مشاهده كنجكاوي اكسل در است تعداد چه به مرتبسازي شرايط حداكثر 2007 اكسل در است. بوده انجام قابل شرط سه اساس بر حداكثر مرتبسازي قديمي نسخههاي است: زير صورت به كار انجام مراحل ميكنيم. انتخاب را A1:D11 محدودهي نظر مورد دادههاي ابتدا 1. Sort گروه Data زبانهي در گزينهي از مدالهاتعداد ستون از خانهاي انتخاب از پس 2. میكنيم. استفاده نزولي مرتبسازي براي را & Filter منوي از و میكنيم انتخاب را Sort & Filter گزينهي Editing گروه Home زبانهي در يا 3. خواهد 4-3 شكل صورت به نتيجه برمیگزينيم. را Sort Z to A گزينهي 4-2 شكل بازشدهی بود. Home زبانهي روي Sort & گزينهيFilter پنجرهي 4-2 شكل

4 عملیات روی داده ها 200 شكل 4-3 نتيجهي مرتبسازي 4. يا ميتوانيم خانهاي از سطر عنوان را انتخاب از زبانهي Data گروه Sort & Filter گزينهي Filter را انتخاب كنيم. در اين صورت فلشهايي مشكيرنگ در سطر عنوان )اولين سطر ليست( ظاهر ميشود سپس روي فلش كنار ستون تعداد مدال المپيك كليك كرده گزينهي Sort Largest to Smallest را انتخاب ميكنيم )شكل.)4-4 شكل 4-4 گزينهي مرتبسازي عنوان ستون جدول

5 201 سازی مرتب مرتب ستون كنار در ميكنيد مشاهده كه طور همان بود. خواهد 4-5 شكل صورت به نتيجه 5. است. شده ظاهر است نزولي ترتيب نشاندهندهي كه پايين سمت فلش عالمت شده مرتبسازي نتيجهي 4-5 شكل تساوي صورت در مثال شود انجام ستون چند مقادير اساس بر مرتبسازي بخواهيم اگر Sort گروه Data زبانهي در شوند مرتب سن كثرت بهترتيب دادهها بخواهيم مدالها تعداد زا ميشود مشاهده 4-2 شكل در كه همانطور يا ميكنيم. انتخاب را Sort گزينهي & Filter گزينهي بازشده منوي از و انتخاب را Sort & Filter گزينهي Editing گروه Home زبانهي نيا 4-4(. )شكل ميشود باز مرتبسازي تنظيم پنجرهي ميكنيم. انتخاب را Custom Sort ميكنيم. بررسي بعدي مثال در را پنجره 4-2 مثال مرتب سن كثرت و مدالها تعداد براساس ليست ك شتي المپيك مدالآوران ليست در ميخواهيم شود. است: زير صورت به كار انجام مراحل است عنوان اول سطر چون 4-6(. )شكل است مرتبسازي تنظيم پنجرهي كردن باز اول قدم 1. ميشود. مشاهده ستونها عنوان نام Sort by قسمت در

6 عملیات روی داده ها 202 شكل 4-6 پنجرهي تنظيم مرتبسازي 2. اگر ليست دادهها سطر عنوان نداشته باشد و يا گزينهي My data has headers غيرفعال باشد در پنجرهي تنظيم مرتبسازي در قسمت Sort by نام ستونهاي پيشفرض در اكسل مشاهده ميشود )شكل 4-7(. شكل 4-7 پنجرهي تنظيم مرتبسازي 3. گاهي ممكن است نرمافزار اكسل تشخيص ندهد كه در رديف اول ليست عنوان ستونها درج شده است در اين صورت گزينهي My data has headers غيرفعال است آن را فعال كنيد تا عنوان رديف اول هر ستون در قسمت Sort by نمايش داده ميشود. 4. براي مرتبسازي برحسب تعداد مدالها در قسمت Sort by ستون تعداد مدال المپيك را انتخاب و در قسمت Order گزينهي Largest to Smallest را انتخاب كنيد.

7 203 سازی مرتب اين مشخصههاي شود. باز جديدي رديف تا ميكنيم كليك را پنجره Add Level دكمهي 5. لاس حسب بر دادهها باشد يكسان مدالها تعداد اگر كه ميكنيم تنظيم بهگونهاي را رديف ميشود. مشاهده 4-8 شكل در مربوطه تنظيمات شود. مرتب افراد تولد تولد سال و مدال تعداد مرتبسازي تنظيمات پنجرهي 4-8 شكل ميشود. مرتب 4-9 شكل صورت به ليست پنجره اين تأييد با 6. مرتبسازي نتيجهي 4-9 شكل

8 عملیات روی داده ها 204 كنجكاوي در زمان ثبت دادههاي جدول مدالآوران المپيك ترتيب مشخصي وجود نداشته است. زماني كه ليست مرتب شود امكان بازگشت به حالت اوليهي ثبت دادهها وجود نخواهد داشت. چگونه ميتوانيم حالت اوليه را بازيافت كنيم نكته و راهنمايي يك ستون تحت عنوان»رديف«به ليست اضافه كنيد. اين ستون را در زمان ورود داده و يا قبل از اعمال مرتبسازي تكميل كنيد. در اين صورت مشخصهاي ايجاد كردهايم كه ترتيب اوليهي دادهها را مشخص مينمايد و براي ترتيب اوليه ميتوانيم مرتبسازي را بر اساس آن انجام دهيم. مثال 4-3 فرض كنيد ليستي از مشخصات توليد چهار كاالي C B A و D در يك ماه را داشته باشيم )شكل 4-10(. ميخواهيم نحوهي مرتبسازي بر اساس نام كاال و به ترتيب خاص A B C و D باشد )سفارشيكردن مرتبسازي(. شكل 4-10 لیست اولیه ی مشخصات تولید چهار کاال

9 205 مرتب سازی مراحل انجام كار به صورت زير است: 1. از پنجرهي تنظيم مرتبسازي ستون مربوط به نام كاال را انتخاب و در قسمت Order گزينهي list Custom را انتخاب ميكنيم )شكل 4-11(. شكل 4-11 انتخاب گزينهي list Custom 2. از پنجرهي ليستهاي اختصاصي گزينهي Add را انتخاب و مقادير مورد نظر را به ترتيب وارد می کنیم )شكل 4-12(. شكل 4-12 تنظيم ليست جديد براي مرتبسازي

10 ها داده روی عملیات 206 شد. خواهد 4-13 شكل مطابق مرتبسازي نتيجهي تأييد با 3. مرتبسازي كردن سفارشي نتيجهي 4-13 شكل 4-1 تمرين تختي آقايان نامخانوادگي خانههاي قالب ك شتي المپيك مدالآوران ليست در و صنعتكاران حبيبي آقايان به مربوط خانههاي قالب زرد رنگ به را موحد و اكنون دهيد. تغيير آبي رنگ به را خانهها ساير قالب و نارنجي رنگ به را سيدعباسي كنيد. مرتب آبي و نارنجي زرد رنگ براساس بهترتيب را نامخانوادگي ستون كنيد. تنظيم 4-14 شكل مطابق را شرايط راهنمايي: خانه رنگ براساس مرتبسازي 4-14 شكل

11 207 لیست فیلترکردن كنجكاوي بهطور را شده انتخاب بخش همان دادههاي ميتوانيد خانهها از بخشي انتخاب با ممكن كه چرا باشيد محتاط بسيار قابليت اين از استفاده در نماييد. مرتب مستقل شوند. نامرتبط رديف يك دادههاي سهوي طور به است ليست فيلتركردن ٢-٤ شرطهايي يا شرط داراي كه است ليست از سطرهايي يا سطر آوردن بهدست فيلتركردن از منظور است 150 از بيشتر آنها توليد ميزان كه كاالهايي مشخصات تعيين مثال عنوان به خاصاند. است: نوع دو بر فيلتركردن ميشود. محسوب فيلتركردن 1. AutoFilter 2. Advanced Filter AutoFilter ٤-٢-١ Filter گزينهي سپس ميكنيم. كليك ليست خانههاي از يكي در ابتدا AutoFilter انجام براي رطس در مشكيرنگ فلشهايي ميكنيم. انتخاب Sort & Filter گروه در Data زبانهي در را ستون هر فلش عالمت روي كليك با 4-15(. )شكل ميشود ظاهر ليست( سطر )اولين عنوان آن بررسي به بعد مثال در كه ميشود داده نمايش ديگر گزينههاي و ستون آن مقادير از ليستي ميپردازيم. فیلترکردن برای AutoFilter از استفاره 4-15 شكل 4-4 مثال در رفته فروش محصوالت 4-16( )شكل محل ميوهفروشي فروش ليست يك در ميخواهيم كنيد. مشاهده را 1389 سال ماه فروردين 15 تاريخ

12 عملیات روی داده ها 208 شكل 4-16 دادههاي محصوالت فروش رفته ليست ميوه فروش در فروردين ماه مراحل انجام كار به صورت زير است: 1. قدم اول فعالكردن فيلتر است. روي خانهاي از سطر عنوان كليك كرده و از زبانهي Data در قسمت Sort & Filter ريبون گزينهي Filter را انتخاب ميكنيم. با كليك فلش AutoFilter ستون تاريخ فروش پنجرهي شكل 4-17 مشاهده ميشود.

13 209 فیلترکردن لیست شكل 4-17 گزينهي AutoFilter ستون تاريخ فروش 2. در منوي باز شده ابتدا بر روي گزينهي Select All كليك ميكنيم تا تمام گزينههاي فيلتر غيرفعال شود و سپس گزينهي 1389/01/15 را انتخاب ميكنيم )شكل 4-1٨(. شكل 4-18 انتخاب گزينه ی تاريخ مورد نظر براي فيلتركردن دادهها 3. دادهها فيلتر شده و فقط فروش محصوالت در تاريخ 15 فروردين نمايش داده ميشود. درضمن كنار عنوان ستون فيلتر شده عالمت قيف به دكمهی فلش اضافه ميشود )شكل.)4-19

14 عملیات روی داده ها 210 شكل 4-19 دادههاي فيلتر شده نكته اگر از تابع SUM براي جمع مقادير وزني و ريالي فروش استفاده كرده باشيم پس از اعمال فيلتر در صورت نمايش خانهي داراي فرمول SUM جمع كل محصوالت صرفنظر از فيلتر شدن و يا نشدن محاسبه ميشود. ٢-٢-٤ لغو شرط فيلتر براي لغو شرط فيلتر كافي است فلش مربوطه را كليك كرده گزينهي All را انتخاب كنيم و )شكل 4-20( كليك كنيم. فيلتر يا روي گزينهي برداشته شده تمام دادهها نشان داده ميشود.

15 211 فیلترکردن لیست شكل 4-20 گزينه ی لغو شرط و حذف فيلتر مثال 4-5 ميخواهيم در ليست فروش ميوهفروشي فروشهاي بيش از 3 كيلو را نمايش دهيم. مراحل انجام كار به صورت زير است: ١. ابتدا دكمهي فلش AutoFilter ستون وزن را كليك كنيد و از منوي باز شده گزينهي Number Filters را انتخاب نماييد )شكل 4-21(. شكل 4-21 گزينهي AutoFilter روي نوع دادهي عددي

16 عملیات روی داده ها 212 ٢. از منوي باز شده گزينهي To Greater Than Or Equal را انتخاب كه به معني مقادير مساوي يا بزرگ تر است و در پنجرهي باز شده عدد 3 را تايپ كنيد )شكل 4-22(. شكل 4-22 پنجرهي تنظيم گزينهي فيلتر خاص ٣. دادهها فيلتر شده فقط فروشهايي با وزن 3 كيلو يا مقادير بزرگتر نشان داده ميشوند. ٤. براي حذف فيلتر از زبانهي Data قسمت Sort & Filter گزينهي Clear را انتخاب نماييد )شكل 4-23(. شكل 4-23 حذف فيلتر با كمك زبانهي Data در ريبون تمرين 4-2 اگر ستون نام محصول را انتخاب كنيد و دكمهي فلش AutoFilter را باز كنيد شكل 4-24 نمايش داده ميشود. چه فرقي بين اين پنجره و پنجرهي قبلي )شكل 4-21( وجود دارد و چرا شكل 4-24 پنجرهي AutoFilter روي نوع دادهي متن

17 213 لیست فیلترکردن 4-3 تمرين از چگونه آوريم بهدست را فروشرفته قيمت باالترين با محصول پنج بخواهيم اگر كنيم استفاده AutoFilter گزينهي ستون كار اين براي ميكنيم. مرتب قيمت ترتيب به را محصوالت ابتدا راهنمايي: فيلتر براي سپس كنيد. كليك را Sort Z to A گزينهي كرده انتخاب را قيمت 5 عدد 10 پيشفرض مقدار بهجاي نموده انتخاب را Top 10 گزينهي كردن 4-25(. )شكل ميكنيم تايپ را AutoFilter از Top 10 گزينهي پنجرهي 4-2٥ شكل Advanced Filter ٤-٢-٣ دارد زيادي قابليتهاي هرچند كه ديديم و شديم آشنا فيلتر مفهوم با AutoFilter قسمت در ايجاد توانايي Advanced Filter در نيست. مناسب چندان طوالني و تركيبي شرطهاي براي ولي است. آمده بهوجود متنوع شرطهاي 4-6 مثال يا رضا علي آنها نام كه را كساني مشخصات 4-26( )شكل شده داده ليست در ميخواهيم آوريم. بهدست است امير كارمندان مشخصات ليست 4-26 شكل

18 عملیات روی داده ها 214 مراحل انجام كار به صورت زير است: ١. براي اين منظور در خانههاي F1 تا F4 ليست شرط اسامي افراد را ايجاد ميكنيم )شكل.)4-27 شكل 4-27 ليست شرط اسامي افراد ٢. از زبانهي Data گروه Sort & Filter گزينهي Advanced را انتخاب كنيد. گزينههاي پنجرهي Advanced Filter را مطابق شكل 4-28 تنظيم ميكنيم. در اولين گزینه آدرس ليست ذكر ميشود يعني.A1:D11 در دومين گزینه آدرس شرط آورده ميشود يعني.F1:F4 در سومين گزینه آدرس خانهاي كه جواب از آن خانه نشان داده شود آورده ميشود مثال I1. شكل 4-28 پنجره ی Advanced Filter

19 215 فیلترکردن لیست ٣. با تأييد نتيجه در خانهها نمايش داده ميشود)شكل 4-29(. شكل 4-29 مثال 4-7 ميخواهيم در ليست داده شدهی مثال قبلي )شكل 4-26( مشخصات كساني را كه نام آنها علي و يا نامخانوادگي آنها حسني است بهدست آوريم. مراحل انجام كار به صورت زير است: ١. براي اين منظور در خانههاي F1 تا G2 ليست شرط اسامي افراد را ايجاد ميكنيم )شكل.)4-30 شكل 4-30 ليست شرط اسامي افراد ٢. از زبانهي Data گروه Sort & Filter گزينهي Advanced را انتخاب كنيد. گزينههاي پنجرهي Advanced Filter را مطابق شكل 4-31 تنظيم ميكنيم. در اولين قسمت آدرس ليست ذكر ميشود يعني.A1:D11 در دومين قسمت آدرس شرط آورده ميشود يعني.F1:G2 در سومين قسمت آدرس خانهاي كه جواب از آن خانه نشان داده شود آورده ميشود مثال I1.

20 عملیات روی داده ها 216 شكل 4-31 ٣. با تأييد نتيجه در خانهها نمايش داده ميشود )شكل 4-32(. شكل 4-32 نكته براي ايجاد شرط OR براي يك ستون مقادير در سطرهاي مجزا در ستوني با همان نام ثبت ميشوند. براي ايجاد شرط OR براي چند ستون مقادير در سطرهاي مجزای هر ستون ثبت ميشوند مانند مثال ٧-4. براي ايجاد شرط AND مقادير در ستونهاي مجزا در يك سطر ذكر ميشوند.

21 217 فیلترکردن لیست براي ايجاد شرط ميتوان از عاليم زير استفاده كرد )جدول 4-1(: جدول 4-1 جدول عاليم ايجاد شرط Advanced Filter معيار انتخاب =Ali > 1380 <1380 >= 16 <= 16 <> 1380 *Ali *Ali* 100?ali مفهوم برابر با Ali باشد. بزرگتر از 1380 باشد. كوچكتر از 1380 باشد. بزرگتر يا مساوي 16 باشد. كوچكتر يا مساوي 16 باشد. )نامساوي( مخالف 1380 باشد. به Ali ختم شود. هر مقداري كه ali در آن است. برابر با 100 باشد. هر مقداري كه نويسههاي دوم تا چهارم آن ali باشد. )? جانشين يك كاراكتر است(. مثال 4-8 ميخواهيم در ليست داده شدهی مثال 4-6 )شكل 4-26 ( مشخصات كساني را كه نامخانوادگي آنها با حرف ع شروع ميشود و يا بعد از سال 1380 استخدام شدهاند بهدست آوريم. مراحل انجام كار به صورت زير است: ١. براي اين منظور در خانههاي F1 تا G2 ليست شرط را ايجاد ميكنيم )شكل 4-33(. شكل 4-33 ليست شرط اسامي افراد

22 ها داده روی عملیات 218 ميشود. مشاهده 4-34 شكل در نتيجه است. قبلي مثال مانند تنظيمات و كار ادامهي ٢ شكل فيلترشده ليست روي بر عملياتي فرمولهاي ٣-٤ F1 خانهي در را نمرات میانگین محاسبهي تابع دانشآموزان نمرات ليست در كنيد فرض صورت به مربوطه فرمول شده وارد دادههاي به توجه با 4-35(. )شكل باشيم كرده ايجاد است: زير =AVERAGE (D2:D26( نمرات میانگین فرمول و آموزان دانش نمرات ليست برگ كار 4-35 شكل كنيم فيلتر را دادهها بايد بدانيم را سلطاني محمود نام با آموزی دانش نمرات بخواهيم اگر میانگین و نميكند تغييري نمرات میانگین محاسبهي فرمول كه ميكنيد مشاهده 4-36(. )شكل ميدهد. نشان را آموزان دانش تمامي نمرات

23 219 فیلترشده لیست روی بر عملیاتی های فرمول نمرات متوسط فرمول و سلطاني محمود ی شده فيلتر نمرات ليست برگ كار 4-36 شكل پايين وضعيت نوار در دانشآموز اين نمرات متوسط كه ميكنيد مشاهده 4-36 شكل در F1 خانهي در نمرات متوسط محاسبهي فرمول از حاصل مقدار ولي است 17 مقدار كاربرگ است. نكرده تغييري نكته پايين وضعيت نوار در 2007 اكسل عدد دادهي نوع با خانههايي انتخاب با ميدهد. نشان را COUNT و AVERAGE SUM تابع سه برگ كار 4-4 تمرين كنيد اضافه كاربرگ پايين وضعيت نوار به را ديگري فرمولهاي ميتوانيد آيا استفاده شده ظاهر منوي از و كرده راست كليك وضعيت نوار روي راهنمايي: كنيد. انجام را محاسبه شده فيلتر دادههاي روي فيلتر زمان در كه كنيم استفاده تابعي بخواهيم اگر محاسبهي فرمول جايگزين را زير فرمول بنابراين كنيم. استفاده Subtotal تابع از ميتوانيم دهد نماييد: 4-35 شكل در نمرات متوسط =SUBTOTAL(1;D2:D26) 4-37(. )شكل است شده اصالح شده فيلتر برگ كار در نتيجه كه ميبينيد Subtotal با نمرات متوسط فرمول و شده فيلتر دادههاي پنجرهي 4-37 شكل

24 ها داده روی عملیات 220 نكته چرا نماييد. ايجاد باالتر يا و عنوان رديف خانههاي در را Subtotal چون تابعهايي فيلتر نيز آن ليست فيلتركردن با باشد ليست انتهاي در محاسباتي فرمول اگر كه نميشود. داده نمايش و شده تحقيق عمليات چه تابع اين پارامترهاي تغيير با كنيد. بررسي را Subtotal تابع آرگومانهاي ميشود انجام مختلفي جدول ايجاد ٤-٤ ليست كه زماني كنيد. استفاده جدولي ليست از ميتوانيد دادهها از مجموعهاي سازماندهي براي محدودهي از خارج دادههاي از مستقل را جدول آن دادههاي ميتوانيد ميكنيد ايجاد جدولي كنيد فيلتر را جدول ستونهاي مثال عنوان به كنيد. تحليل و مديريت جدول آن شدهي تعريف كنيد. تنظيم آن براي را جدولي متنوع قالببنديهاي كنيد اضافه را كل جمع رديف 4-9 مثال كنيد. ايجاد جدول در را كشور ك شتي پهلواني ورزش المپيك مدالآوران دادههاي ليست است: زير صورت به كار انجام مراحل خالي خانههاي كار اين براي كنيم. ايجاد را جدول قالببندي دادهها ثبت از قبل ميتوانيم ١. Styles گروه Home زبانهي روي و ميكنيم انتخاب را سطر چند و نياز مورد ستونهاي شامل را ستونها عنوان جدول قالب ايجاد از پس ميكنيم. انتخاب را Format as Table گزينهي ميكنيم. ثبت و ويرايش ميشود داده نشان اول رديف در Columns بهصورت كه انتخاب را جدولي قالببندي بعد و ميكنيم ثبت را دادهها از بخشي ابتدا موردنظر مثال در ٢. مدال تعداد و تولد سال نامخانوادگي و نام داريم: نياز ستون چهار به مثال اين در ميكنيم. نآ از پس ميكنيم درج را ستونها اين عنوان بهترتيب D1 تا A1 خانههاي در المپيك. ميكنيم. انتخاب را A1:D3 خانههاي

25 221 ایجاد جدول ٣. با انتخاب گزينهي Format as Table روي زبانهي Home گروه Styles پنجرهي انتخاب قالببندي جدولي نمايش داده ميشود )شكل 4-38( كه يكي از قالببنديها را انتخاب ميكنيم. شكل 4-38 انتخاب انواع قالببنديهاي ليست جدولي ٤. پس از انتخاب قالب مورد نظر پنجرهي تنظيم قالببندي ليست جدولي )شكل 4-39( نمايش داده ميشود. چون عنوان ستونهاي جدول را ثبت كردهايم گزينهي My table had headers را فعال ميكنيم. نتيجهي تأييد در شكل 4-40 قابل مالحظه است. شكل 4-3٩ تنظيم قالببندي ليست جدولي شكل 4-40 نتيجهي ايجاد ليست جدولي

26 عملیات روی داده ها 222 ٥. دادههاي برخي از مدالآوران ورزش ك شتي كشور را درج ميكنيم )شكل 4-41(. براي اضافه شدن رديف جديد به جدول ستون آخر سطر انتهايي جدول را انتخاب و از كليد TAB استفاده ميكنيم. شكل 4-41 نتيجهي ايجاد ليست جدولي ٦. پس از ايجاد ليست جدول زبانهي Design به ريبون اضافه ميشود)شكل 4-42(. شكل 4-4٢ زبانهي Design قالببندي جدول نكته در قالب جدولي به طور پيشفرض عالمت فلش مشكي رنگ AutoFilter فعال است.

27 223 جدول ایجاد 4-5 تمرين كنيد. بررسي جدول قالببندي در را Design زبانهي گزينههاي از يك هر كنجكاوي محتواي است. )Database( داده بانكهاي در جدول مفهوم مشابه جدولي ليست سطر هر در فيلدها اين مجموعهي از كه است )Field( فيلد يك محتواي ستون هر ميشود. تشكيل )Record( ركورد يك نكته دادهها از ناحيهاي عنوان با و ميشوند درج كاربرگ ستونهاي و سطر در دادهها كه دادهها با كار و فيلتركردن مرتبسازي عمليات و شده گفته )Rang of data( اين جدول قالببندي ايجاد است. انجام قابل ناحيه آن روي ديد خواهيم ادامه در مينمايد. آسانتر را دادهها با كار و فيلتركردن مرتبسازي عمليات دادهها 4-6 تمرين است انجام قابل چگونه جدول يك در ستون و رديف اضافهكردن اب را كار اين ميتوانيم كنيم انتخاب جدول ناحيهي درون را خانهاي اگر راهنمايي: دهيم. انجام 4-43 شكل Insert گزينههاي و Cells گروه Home زبانهي از استفاده جدول ستون يا سطر Insert گزينههاي 4-43 شكل كنجكاوي كنيد. بررسي را Cells Style گزينهي Styles گروه Home زبانهي در

28 ها داده روی عملیات 224 Goal Seek ٤-٥ مقدار ميشود. استفاده Goal Seek قابليت از مسئله يك مجهول مقدار آوردن بهدست براي نآ نظاير و كاال يك فروش ميزان يا خاص درسي نمرهي معادله يك ريشهي ميتواند مجهول كنيد: توجه زیر مثال به باشد مثال درس در بايد هنرجو اين باشد شكل طبق هنرجو يك واحدهاي و نمرات كنيد فرض شود 15/5 او معدل تا بگيرد نمرهاي چه چهارم حل در است. وي معدل )Goal( هدف و است چهارم درس نمرهي مجهول مسئله اين در گروه Data زبانهي از استفاده با سپس و شده ايجاد خانهاي در هدف ابتدا Goal Seek روش به مسائل ار Goal Seek گزينهي بازشده منوي از و كرده كليك را What-If Analysis گزينهي Data Tools ميكند. اعالم و محاسبه را مجهول مقدار اكسل انتظار مورد نهايي مقدار بيان با كنيد. انتخاب است: زير صورت به كار انجام مراحل معدل كنيد. حساب را هنرجو معدل D7 خانهي در و واحد اعمال با نمرات جمع D6 خانهي در ١. باشد. 15 5/ ميخواهيم معدل مطلوب مقدار و است ٩ ٨/ فعلي خانهي چون ميكنيم. انتخاب را Goal Seek تحليل قابليت و كرده كليك D7 هدف خانهي در ٢. شده ظاهر هدف خانهي آدرس بازشده پنجرهي اول قسمت در بوديم كرده انتخاب را هدف قسمت در ميكنيم. تايپ را 15/5 عددي مقدار يعني مطلوب مقدار دوم قسمت در است. 4-44(. )شكل ميگيرد قرار C5 يعني مجهول آدرس سوم ٤٤-4 شكل

29 225 Goal Seek محاسبه 19 چهارم درس نمرهي و ميشود آشكار 4-45 شكل پنجرهي Goal Seek تأييد با ٣. ميشود. ٤٥-4 شكل است. مالحظه قابل 4-46 شكل در نتيجه پنجره اين OK كليك با ٤ شكل 4-11 مثال قيمت است شكل مطابق نفتخيز منطقهي يك صدور ميزان و نفت قيمت كنيد فرض شود كلي درآمد تا باشد چقدر بايد چهارم ماههي سه در نفت است: زير صورت به كار انجام مراحل D6 خانهی محتوای آوريد. بهدست D6 خانهي در را منطقه اين درآمد يعني هدف خانهي ١. است. صدور( ميزان * نفت )قيمت ماههي چهار جمع كنيد. انتخاب اعشار رقم دو با عدد نوع از را C5 خانهي دادهي نوع ٢.

30 عملیات روی داده ها 226 شكل 4-47 ٣. گزينهي Goal Seek را انتخاب و مطابق شكل 4-47 مقادير آدرس خانهي هدف)درآمد( مقدار مطلوب )درآمد مطلوب( و مجهول )قيمت نفت سه ماههی چهارم( را تنظيم كنيد. با تأييد محاسبات انجام شده و پنجرهي يافتن راهحل )شكل 4-48( نشان داده ميشود. شكل ٤٨-4 ٤. با تأييد آن نتيجه در شكل 4-49 نمايش داده ميشود و قيمت نفت در سه ماههي چهارم بايد 58 /71 باشد. شكل ٤٩-4

31 227 افزونگی دارای های داده حذف و داده خطاهای رفع نكته كنيد: توجه زير نكات به هدف خانهي تعيين در گرفته نظر در را مطلوب مقداري آن براي مسئله كه است خانهاي هدف خانهي ١. و... معدل نهايي درآمد مثال است است. فرمول داراي حتما خانه اين ٢. شده گرفته نظر در نيز مجهول آدرس حتما هدف خانهي در موجود فرمول در ٣. است. مؤثر آن محاسبهي در و است افزونگي داراي دادههای حذف و داده خطاهاي رفع ٦-٤ رد موجود اطالعاتي بانكهاي از آمده بهدست بهخصوص شده جمعآوري دادههاي معموال رفع و حلاند قابل جزئي اصالحات و تغييرات با مشكالت اين از برخي دارند. نواقصي سازمانها دادههاست. پااليش و پيچيدهتر كارهاي نيازمند ديگر برخي مشكالت 4-12 مثال شده داده نمايش اعشار بخش بدون عدد صورت به نمره قبل مثال در دانشجويان نمرات ليست در كه همانطور است. نشده داده نمايش صدم هفتادوپنج و نيم صدم بيستوپنج نمرات بنابراين است. ميشود. رفع نقطهاعشار با Number نوع تعيين و Format Cells گزينهي از مشكل اين ديدهايم قبال 4-13 مثال اينصورت در ميشوند. شناسايي رشتهاي)متني( نوع از عددي دادهي نوع بهجاي اعداد گاهي بهدرستي نيز فيلتركردن و مرتبسازي كرد. نخواهند عمل بهدرستي فرمولها و رياضي محاسبات آشكار سبزرنگ مثلث خطاي عالمت اشكالي چنين داراي خانههاي در شد. نخواهد انجام ميكنيم. بررسي را آن رفع راههاي 4-50(. )شكل ميشود متن ی داده نوع از شده ذخيره عدد اشكال داراي ی خانه 4-50 شكل

32 ها داده روی عملیات 228 است: زير صورت به كار انجام مراحل بازشده منوي از و كرده انتخاب را سبزرنگ مثلث عالمت خانه هر در كه است آن اول روش ١. 4-51(. )شكل كنيد انتخاب را Convert to Number گزينهي متني صورت به شده ذخيره عددي دادهي نوع به مربوط خطا رفع منوي 4-51 شكل مجزا بهصورت خانه هر براي اول روش انجام باشد زياد خطا اين داراي خانههاي تعداد اگر ٢. يك در كنيم. رفع را خطا اين ميتوانيم Paste Special قابليت از استفاده با بود. خواهد زمانبر خانههاي يا ستون نماييد. كپي Ctrl+C از استفاده با را آن نماييد. تايپ را 1 عددي مقدار خانه انتخاب را Paste Special گزينهي و كنيد راست كليك سپس كرده انتخاب را خطا داراي با كنيد. تأييد و نموده انتخاب را Multiply گزينهي 4-52( )شكل شده باز پنجرهي در نماييد. هك نيز عددي دادهي نوع بهصورت البته و ميشوند ضرب يك عدد در اعداد تمام اقدام اين ميشوند. ذخيره است بوده نظر مورد Paste Special پنجرهي 4-5٢ شكل

33 229 افزونگی دارای های داده حذف و داده خطاهای رفع نكته گروه Page Layout زبانهي در يعني باشد چپ به راست كاربرگ جهت اگر )مثلث خطا عالمت باشد فعال Sheet Right-to-Left گزينهي Sheet Options و ميگيرند قرار خانه راست سمت در... و خودكار كپي عالمت سبزرنگ( ميگيرند. قرار خانه چپ سمت عالمتها اين بودن Left-to-Right درحالت 4-14 مثال دچار را ما بررسيهاي باشند شده ايجاد كه دليلي هر به افزونگي داراي و تكراري دادههاي ميكنند. مشكل 9 زير يكي باشد داشته متفاوت نمرهي دو درس يك از دانشجو يك كنيد فرض با دانشجو اين كنيم معرفي را 17 باالي نمرهی با دانشجويان بخواهيم اگر 17. ديگري و نمرهي با باز كنيم معرفي را ضعيف دانشجويان بخواهيم اگر و بود خواهد ليست در نمرهي 17 خطاي ميتواند است نمره دو داراي دانشجو اين آنكه علت بود. خواهد ليست در وي نام 9 را درس ترم دو شدن مردود علت به دانشجو آنكه يا و باشد دادهها ثبت زمان در كاربر باشد. گذرانده چندينبار فروش يك و باشد افزونگي داراي شركت يك فروش ليست كنيد فرض ميزان از و بوده اشتباه نتيجه آوريم بهدست را فروش جمع بخواهيم اگر آنگاه باشد شده ثبت بحران و اشتباه تصميمگيريهاي به منجر نتيجهاي چنين بسا چه و بود خواهد بيشتر فروش واقعي گردد. ولي داشت خواهيم مطمئني دادههاي آينده در اشكاالتي چنين ايجاد علت و ريشه رفع با گردند. رفع و شده شناسايي دادهها افزونگي مثال اشكالي چنين بايد حاضر درحال است: زير صورت به كار انجام مراحل ميكنيم. انتخاب را نظر مورد خانههاي يا ستون ابتدا افزونگي شناسايي براي ١. ميكنيم. انتخاب را Conditioanl Formatting گزينهي Styles گروه Home زبانهي از ٢. ميكنيم انتخاب را Duplicate Values گزينهي Highlight Cells Rules شدهی باز منوي از ٣. 4-53(. )شكل

34 ها داده روی عملیات 230 ٥٣-4 شكل افزونگي موارد پيشفرض حالت در آن تأييد با است. فيلتركردن شرط مشابه پنجره تنظيمات ٤. و ديگر گزينههاي با ميتوانيد ميگردند. مشخص رنگ قرمز زمينهي در پررنگ قرمز رنگ به دهيد. تغيير را افزونگي داراي دادههاي نمايش Custom Format يا Data Tools گروه Data زبانهي از ميتوانيد آن حذف از اطمينان و افزونگي شناسايي از پس ٥. كنید. حذف را افزونگي Remove duplicates گزينهي و (Conditional خانهها شرطي قالببندي حذف و تغيير ايجاد ٧-٤ Formating) كنترل راههاي از يكي ديديم و كردهايم بررسي اجمال به را شرطي قالببندي دوم فصل در شرايط كه خانههايي ميكنيم مشخص قابليت اين از استفاده با است. شرطي قالببندي از استفاده شرط حائز دادههاي ميتوانيد شرطي قالببندي بهكمك باشند. داشته متفاوتي قالب دارند خاص كنيد. پيدا دادهها انبوه بين از بهراحتي را نظر مورد

35 231 (Conditional Formating) ها خانه شرطی بندی قالب حذف و تغییر ایجاد 4-15 مثال هب باشد 13 تا 10 بين خانهها مقدار صورتيكه در C2:G10 خانهي محدودهي در ميخواهيم با را كار اين ميخواهيم شود. داده نشان قرمز رنگ به 10 از كوچكتر مقدار و نارنجي رنگ كنيم. ايجاد شرط مديريت پنجرهي از استفاده : است زير بهصورت كار انجام مراحل ميكنيم. انتخاب را C2:G10 خانههاي ابتدا ١. ميكنيم. انتخاب را Conditional Formatting گزينهی Styles قسمت ريبون Home زبانهي از ٢. كنيد. انتخاب را Manage Rules گزينهي 4-54( )شكل بازشده منوي از شرطي قالببندي Manage Rules گزينهي ٥٤-4 شكل قالببندي مديريت و ايجاد 4-55( )شكل Conditional Formatting Rules Manager پنجرهي ٣. است. كرده آسانتر را شرطي شرطي قالببندي مديريت ی پنجره ٥٥-4 شكل

36 عملیات روی داده ها 232 ٤. دكمهي Rule New را انتخاب و شرط اول را وارد ميكنيم. شرط مورد نظر آن است كه اگر محتواي خانه بين عدد 10 و 13 باشد محتواي خانه به رنگ نارنجي نشان داده شود. نوع شرط را گزينهي Format only cells that contain انتخاب ميكنيم. سپس شرط را بهصورت شكل 4-56 تنظيم ميكنيم. شكل 4-5٦ پنجرهي تعريف شرط ٥. پس از تنظيم شرط مورد نظر دكمهي Format را كليك ميكنيم. در پنجرهي Format Cells )شكل 4-57( قالببندي خانههاي حائز شرط را تنظيم ميكنيم. در شكل رنگ نمايش محتوا شكل 4-5٧ پنجرهي قالببندي خانهها

37 233 (Conditional Formating) ها خانه شرطی بندی قالب حذف و تغییر ایجاد پنجرهي مشابه پنجره اين زبانههاي و گزينهها است. شده انتخاب نارنجي فونت رنگ ملق نمايش قالب ميتوانيد كه ميبينيد كردهايم. بررسي قبال كه است خانهها قالببندي را خانه زمينهي كردن پر رنگ و نحوه همچنين و شرط داراي خانهی حاشيههاي و خطوط كنيد. تنظيم ميشود. داده نمايش شرط مديريت پنجرهي در و شده ايجاد شرط تأييد از پس ٦. New دكمهي دوباره قرمز رنگ به 9 از كمتر نمرات نمايش يعني دوم شرط ايجاد براي ٧. ميكنيم ثبت 4-58 شكل مطابق را شرط شرط ايجاد پنجرهي در ميكنيم. كليك را Rule ميكنيم. انتخاب را OK دكمهي و شرط تعريف پنجرهي 4-5٨ شكل براي 4-59(. )شكل ميشوند داده نمايش شده ايجاد شرط دو شرط مديريت پنجرهي در ٨. دكمهي با سپس كرده انتخاب پنجره شرطهاي ليست از را آن قالببندي و شرايط در تغيير اب ميتوانيد همچنين دهيد. تغيير را آن ميتوانيد و ميشود باز تغيير پنجرهي Edit Rule كنيد. حذف را شده انتخاب شرط Delete Rule دكمهي

38 عملیات روی داده ها 234 شكل 4-5٩ پنجرهي مديريت قالببندي شرطي با دو شرط ثبتشده ٩. با دكمهي Apply يا دكمهی OK قالببندي شرطي به خانههاي انتخاب شده اعمال ميشود. نتيجه آن است كه با تايپ هر نمره در خانههاي C2:G10 اگر مقدار وارد شده زير 10 باشد قرمز رنگ نشان داده ميشود و اگر بين 10 تا 13 باشد نارنجيرنگ و ساير اعداد با قالببندي ساده به رنگ مشكي نمايش داده ميشوند. نتيجه در شكل 4-60 نمايش داده شده است. شكل 4-60 نتيجهي قالببندي شرطي در كار برگ تحقيق گزينههاي Color Scales DataBars و Icon Sets را روي پنجرهي Conditional Formatting )شكل 4-54( بررسي نماييد.

39 235 اعتبار داده ها Validation( )Rules ٤-٨ اعتبار دادهها Validation( )Rules گاهي مقادير موجود در خانهها بايد مقاديري خاص يا از نوعي خاص باشد و يا از ليستي از دادههاي مشخص انتخاب شوند. براي انجام اين كار از قابليت Data Validation استفاده ميشود. فرض كنيد نمرات دانشجويان مقاديري از 0 تا 20 را قبول ميكند. در اين صورت از زبانهي Data گروه Data Tools گزينهي Data Validation را انتخاب كنيد. براي تنظيم شرط مورد نظر تنظيمات شكل 4-61 را انجام دهيد. شكل 4-61 پنجرهي اعتباربخشي به دادهها كنجكاوي زبانههاي Input Message و Error Alert چه كاربردي دارند

40 عملیات روی داده ها 236 كنجكاوي در زبانهي Settings مفهوم قسمتهاي موجود در Allow را بيان كنيد: Allow مفهوم Any Value Whole number Decimal List Date Time Text length Custom مثال 4-16 ميخواهيم در خانههاي A1 تا A8 نام سه كارمند را از ليستي كه عبارت است از : ميرزايي احدي و جباريه انتخاب و يا تايپ نماييم. با استفاده از گزينهي List در قسمت Allow ميتوان دادههاي مجاز را از يك ليست انتخاب كرد اين گزينه با قابليت Drop Down List كه در برنامهنويسي با آن آشنا شدهايد مشابه است. براي استفاده از اين قابليت ابتدا بايد ليست مورد نظر با يك نام )Name( ايجاد شده باشد. يا اگر ليست مورد نظر در همان كاربرگ باشد دادههاي ليست را در يك سطر و يا يك ستون زير هم بدون خانهي خالي بين ليست وارد كنيد. مراحل انجام كار بهصورت زير است : ١. ابتدا نام سه كارمند را در خانههاي C1 تا C3 تايپ كنيد. ٢. محدودهي A1 تا A8 را انتخاب كنيد. ٣. از زبانهي Data گروه Data Tools گزينهي Data Validation را انتخاب كنيد. ٤. در قسمت Allow گزينهي List را انتخاب كنيد.

41 237 )Rules Validation( ها داده اعتبار.)C1:C3( كنيد تايپ است كارمند سه نام حاوي كه را خانهاي سه آدرس Source قسمت در ٥. آنها آدرس تا كنيد انتخاب را خانهها ميتوانيد نيز راست سمت گوشهي در از استفاده با شود. ثبت فلشها اين روي كليك با و ميشود ظاهر فلشهايي A8 تا A1 خانههاي كنار در تأييد از پس ٦. را نظر مورد مقدار ميتوانيد تايپ بدون كه ميشود داده نمايش كارمند سه اسامي از ليستي 4-62(. )شكل كنيد انتخاب ليست از ٦٢-4 شكل نكته خانههاي در يا و خانه يك در اضافهشده اعتبارسنجي شرطهاي حذف براي دكمهي Data Validation پنجرهي در سپس و كرده انتخاب را آنها نظر مورد نماييد. انتخاب را Clear All 4-17 مثال انتخاب ليست يك از اسامي بخواهيم هنرجو نام ورود در اشتباه از پيشگيري براي كنيد فرض شده وارد G1:G11 ناحيهي در نمرات ورود كاربرگ در هنرجويان اسامي كنيد فرض شوند. باشند. شوند انتخاب ليست از اسامي هنرجو نام ستون در اطالعات ورود زمان در آنكه براي ناحيهي 4-63( )شكل داده اعتباربخشي پنجرهي در و كرده انتخاب را هنرجو نام ستون بايد ار نظر مورد ناحيهي Source گزينهي راست سمت دكمهي كليك با يا و كنيد وارد را نظر مورد كنيد. انتخاب

42 عملیات روی داده ها 238 شكل 4-6٣ وارد كردن ناحيهي ليست در همان كار برگ اگر اسامي در كار برگ ديگري باشد همان طور كه در فصل قبل ديدهايد نام منتسب شده به ليست مانند List_StudentsNames را پس از يك عالمت مساوي وارد ميكنيم )شكل 4-6٤(. شكل 4-6٤ تحقيق زبانهي Input Message و error Alert را در پنجرهي Data Validation بررسي كنيد.

43 239 اعتبار داده ها Validation( )Rules مثال 4-18 در اكسل 2007 ميتوانيد پس از ثبت دادهها روي آن شرط بگذاريد و براساس آن اطالعات غيرمجاز را بررسي و اصالح كنيد. فرض كنيد نمرات دانشجويان زير 10 را با عالمت منفي مثال 9-8- وارد كرده باشيم. پس از محدود كردن مقادير بين صفر و 20 با انتخاب گزينهي Circle Invalid Data دور دادههاي مشكلدار را قرمز ميكند )شكل 4-65(. شكل 4-6٥ مشخص كردن مقادير نامعتبر ميشود. با استفاده از گزينهي Clear Validation Circle دايرهي دور دادههاي خطادار حذف

44 ها داده روی عملیات 240 )Protect( دادهها از حفاظت ٩-٤ زا استفاده با ميتوانيم كنيم جلوگيري مهم دادههاي حذف يا جابهجايي تغيير از آنكه براي داشته ياد به كنيم. حفاظت را اكسل فايل ديگر اقالم يا خاص كاربرگ يك رمز بدون يا رمز نگيريد. اشتباه اكسل فايل سطح )Security( امنيت با را حفاظت نوع اين كه باشيد ويرايش قابل ناحيهي تعيين و محدوديت ايجاد براي كاربرگ از حفاظت ١-9-٤ )Protect Ranges( 4-19 مثال را نمرات ستون بتواند فقط او و دهيم قرار استاد اختيار در را دانشجويان نمرات فايل ميخواهيم دهد. تغيير و كرده وارد : است زير بهصورت كار انجام مراحل كنيد. انتخاب را نظر مورد كاربرگ ابتدا ١. ار آن بود خواهد قادر كاربر كه است ناحيهاي اين كنيد. انتخاب را نمرات ناحيهي يا خانهها ٢. دهد. تغيير كنيد. انتخاب را Allow Users to Edit Ranges گزينهي Changes گروه Review زبانهي از.٣ كنيد. انتخاب را New دكمهي 4-66( )شكل شده باز پنجرهي در ٤. 4-6٦ شكل

45 241 حفاظت از داده ها )Protect( ٥. در شكل 4-67 در قسمت Title: يك نام وارد كنيد. در قسمت Refers to cells ناحيهي مورد نظر و قسمت Range password را خالي بگذاريد مگر آنكه بخواهيد رمزي براي تغيير يا ثبت اطالعات اين ناحيه مشخص كنيد. در اين صورت براي تغيير بايد اين رمز را در اختيار استاد قرار دهيد. اگر رمزي مشخص كرده باشيد پس از انتخاب دكمهي OK پنجرهي ورود مجدد رمز درخواست ميشود. در اين مثال آن را خالي بگذاريد بنابراين پس از تأييد به پنجرهي قبلي باز ميگرديد. شكل 4-6٧ تعريف ناحيهي قابل ويرايش در كار برگ حفاظتشده ٦. دكمهي Sheet Protect را انتخاب كنيد. در اين پنجره )شكل 4-68( گذرواژهاي را براي زمان بازكردن قفل ساير خانههاي كار برگ مشخص نماييد. شايد روزي خود شما بخواهيد شكل 4-6٨ تعيين نوع حفاظت و رمز باز كردن قفل

46 عملیات روی داده ها 242 موردي را خارج از ستون نمرات اصالح كرده و تغيير دهيد. آنگاه با اين رمز ميتوانيد كاربرگ را از حالت حفاظتشده خارج كنيد. ٧. با انتخاب دكمهي OK پنجرهي تأييد رمز نشان داده ميشود )شكل 4-69( كه با وارد كردن مجدد همان رمز و تأييد كاربرگ حفاظت شده و فقط ناحيهي نمرات قابل تغيير است. البته به ياد داشته باشيد كه بايد فايل اكسل خود را براي اعمال شدن تغييرات ذخيره نماييد. شكل 4-6٩ تاييد مجدد رمز ٨. در يك كار برگ حفاظت شده خارج از ناحيهي مشخص قابل ويرايش نميتوانيد تغييري دهيد و پيغام شكل 4-70 نمايش داده ميشود. شكل ٧٠-4 پيغام حفاظت از كار برگ ٩. براي باز كردن قفل از زبانهي Review گروه Changes گزينهي Unprotect Sheet را انتخاب كنيد. در پنجرهي ورود رمز )شكل 4-71( رمز انتخاب شده را وارد كنيد تا كاربرگ از حالت حفاظت خارج شود. شكل ٧١-4 پنجرهي دريافت رمز

47 243 حفاظت از داده ها )Protect( تحقيق اگر در زمان حفاظت يك كاربرگ ناحيهي قابل ويرايش را با استفاده از گزينهي Allow Users to Edit Ranges مشخص نكرده باشيم باز هم ميتوانيم حفاظت خود كاربرگ را با استفاده از گزينهي Protect Sheet بر روي گروه Changes در زبانهي Review انجام دهيم. گزينههاي پنجرهي تعيين نوع حفاظت و رمز بازكردن قفل در شكل 4-68 را بررسي كنيد. نكته اگر در زمان ايجاد حفاظت رمزي در پنجرهي تعيين نوع حفاظت و رمز باز كردن قفل وارد نشود هر كاربري با انتخاب گزينهي Unprotec Sheet ميتواند حفاظت كاربرگ را بردارد و به آن دسترسي داشته باشد. ٢-9-٤ رمزگذاري بازكردن و يا ويرايش فايل اكسل )Password( نرمافزار اكسل 2007 سطوح مختلف امنيتي و حفاظتي را فراهم آورده است تا كنترل كنيد چه كسي به دادهها دسترسي داشته باشد و چه كسي بتواند آن را تغيير دهد. يكي از راههاي ايجاد امنيت آن است كه از فايل اكسل با ايجاد رمز حفاظت كنيد. آنگاه ميتوانيد رمز تغيير را در اختيار گروهي از افراد و رمز بازكردن بدون امكان تغييرات را در اختيار گروهي ديگر قرار دهيد. همانطور كه قبال ديديد ميتوانيد حفاظت خاصمنظورهاي را بر روي اقالم يك كاربرگ ايجاد كنيد كه بهعنوان مثال تعيين ناحيهي قابل ويرايش و ايجاد محدوديت در دسترسي به ناحيهاي خارج از آن را بررسي كرديم. در زمان ذخيرهسازي فايل ميتوانيم بر روي آن رمز بگذاريم. دو نوع رمز جداگانه قابل ايجاد است: ١. رمز بازكردن و مشاهدهي محتواي فايل ٢. رمز تغيير محتواي فايل مثال 4-20 ميخواهيم روي فايل اكسل نمرات هنرجويان رمز بگذاریم.

48 ها داده روی عملیات 244 : است زير بهصورت كار انجام مراحل Excel workbook را فايل نوع و كليك را Save As گزينهي كنيد. انتخاب را آفيس دكمهي ١. كنيد. انتخاب General Options گزينهي بازشده منوي از و كليك را Tools دكمهي ذخيرهسازي پنجرهي در ٢. 4-72(. )شكل ميشود داده نمايش General Options پنجرهي نماييد. انتخاب را General Options پنجرهي 4-7٢ شكل Password to قسمت در را نظر مورد رمز شود وارد رمز فايل مشاهدهي براي ميخواهيد اگر ٣. نماييد. وارد open: Password to قسمت در را نظر مورد رمز شود وارد رمز محتوا در تغيير براي ميخواهيد اگر ٤. به خواندني فقط بهصورت نميدانند را رمز كه افرادي ميخواهيد اگر و نماييد وارد modify: كنيد. انتخاب هم را Read-only recommended گزينهي باشند داشته دسترسي فايل درخواست جداگانه پنجرههاي در رمزها از كدام هر مجدد تأييد OK گزينهي انتخاب از پس ٥. مجددا و ببنديد را فايل اگر و شده اعمال تغييرات اين فايل ذخيرهی با آن از پس و ميشود نماييد. وارد را محتوا تغيير رمز يا و بازكردن رمز ابتدا بايد نماييد باز نكته به تنها باشد ضعيف رمز اگر و ندارد وجود آن بازيافت امكان كنيد فراموش را رمز اگر نرمافزارهاي و ويروسها به آلوده معموال غيرمجاز كه قفلشكن نرمافزارهاي كمك باشيد. داشته دسترسي خود فايل به ميتوانيد آسيبرساناند و خطرناك

49 245 حفاظت از داده ها )Protect( نكته هميشه گذرواژهی قوي را انتخاب نماييد. رمز قوي شامل تركيبي از حروف كوچك و بزرگ اعداد و نشانههاي خاص )Symbol( است. به عنوان مثال Y6dh!et5 يك رمز قوي است و House27 ضعيف است. رمز قوي را انتخاب كنيد كه بتوانيد به حافظه نيز بسپاريد و نيازي به يادداشت آن نداشته باشيد! طول رمز حداقل بايد هشت كاراكتري باشد ولي گذرواژهاي با طول 14 كاراكتر و يا بيشتر توصيه ميشود.

50 ها داده روی عملیات 246 فصل خالصهی مرتبسازي در دهيم. انجام فيلتركردن و مرتبسازي نظير عملياتي دادهها روي ميتوانيم اكسل در كنيد: توجه زير نكات به بايد در باشد چگونه مرتبسازي ترتيب گيرد صورت فيلد كدام اساس بر مرتبسازي عمل باشد ديگر فيلدهاي كدام براساس ترتيب و شود تعيين چگونه اولويت مقادير برابري صورت ترتيب Custom lists و مرتبسازي روش سفارشيكردن از استفاده با ميتوانيم همچنين كنيم. تعريف و تغيير دلخواه بهصورت را مرتبسازي باشند. دارا را نظر مورد شرطهاي كه سطرهايي يا سطر آوردن بهدست يعني فيلتركردن.Advanced Filter و AutoFilter است: نوع دو فيلتركردن شناسايي ميدهند انجام را محاسبات فيلترشده دادههاي روي بر كه را تابعهايي میتوانیم كنيم. استفاده آنها از كرده صاخ شرايط داراي خانههاي قالببندي ميتوانيم شرطي قالببندي قابليت از استفاده با دهيم. تغيير را نوعي از را خانهها در ثبت قابل مقادير ميتوانيم Data Validation قابليت از استفاده با بروز هنگام مناسبي پيامهاي همچنين كنيم. محدود خاص شرايط با و خاص مقادير بين يا خاص را شده ثبت دادههاي اعتبار همچنين كنيم. راهنمايي را كاربر تا كنيم تعريف اعتبار خطاي كنيم. اصالح و شناسايي نامعتبرند كه را دادههايي و سنجيده شرطي قالببندي قابليت از استفاده با را )Duplicate value( افزونه دادههاي ميتوانيم نماييم. حذف و برطرف را افزونگي Remove Duplicates قابليت از استفاده با و كرده شناسايي Goal Seek در كنيم. استفاده Goal Seek از ميتوانيم مجهولي يك مسائل حل براي ميشود. تعيين و محاسبه هدف خانهي به توجه با مجهول يك مقدار استفاده با ميتوانيم كنيم جلوگيري مهم دادههاي حذف يا جابهجايي تغيير از آنكه براي قابل را مشخصي محدودههاي فقط و كنيم حفاظت را خاص كاربرگ يك رمز بدون يا رمز از كنيم. معرفي ويرايش و بازكردن براي گذرواژهاي ميتوانيم اكسل فايل ذخيرهسازي زمان در همچنين نماييم. تعريف فايل تغيير براي گذرواژهاي

51 247 خودآزمایی خودآزمايي 1. در مرتبسازي بايد به چه نكاتي توجه كرد 2. فيلتركردن را تعريف كرده و انواع آن را نام ببريد. 3. مزايا و معايب AutoFilter چيست و براي رفع نواقص آن چه قابليتي در اكسل وجود دارد 4. توابعي را نام ببريد كه روي دادههاي فيلترشده محاسبات را انجام دهند. 5. با توجه به ليست زير موارد خواستهشده را با استفاده از AutoFilter انجام دهيد: الف( دانشجويان ورودي قبل از ب( دانشجوياني كه معدل آنها بين 17/75 تا 18/75 است. ج( دانشجوياني كه نامخانوادگي آنها علوي است. د( دانشجوياني كه سال ورود آنها پس از 1381 است و يا نامخانوادگي آنها علوي است. 6. با توجه به ليست سؤال 5 مرتبسازيهاي زير را انجام دهيد: الف( ليست را براساس معدل و بهصورت صعودي مرتب كنيد. ب( ليست را براساس سال ورود و بهصورت نزولي مرتب كنيد. در مواردي كه مقادير يكسان است معدل باالتر اولويت دارد.

52 عملیات روی داده ها 248 ج( ليست را براساس معدل بهگونهاي مرتب كنيد كه ابتدا قرار گيرند سپس و پس از آن آورده شود. راهنمايي: از گزينهي Custom list از قسمت Order مرتبسازي استفاده و اعداد را به ترتيب زير تايپ كنيد: 17/75, 17/5, 17/25, 17, 16/75, 16/5, 16/25, 16, 15/75, 15/5, 15/25, 15, 20, 19/75, 19/5, 19/25, 19, 18/75, 18/5, 18/25, 18, 14/75, 14/5, 14/25, 14, 13/75, 13/5, 13/25, 13, 12/75, 12/5, 12/25, 12, 11/75, 11/5, 11/25, 11, 10/75, 10/5, 10/25, 10 د( دانشجوياني كه سال ورود آنها پس از 1381 است و نامخانوادگي آنها شامل محمد است. 7. با توجه به ليست سؤال 5 و قابليت Filter Advanced موارد زير را انجام دهيد: الف( دانشجوياني كه معدل آنها كمتر از 18/75 و پس از سال 1380 وارد دانشگاه شدهاند. ب( دانشجوياني كه نامخانوادگي آنها علوي نيست و معدل آنها بيشتر از 18/75 است. ج( دانشجوياني كه نامخانوادگي آنها با علي شروع ميشود. د( دانشجوياني كه سال ورود آنها پس از 1381 است و نام خانوادگي آنها شامل محمد است. 8. براي هر يك از قسمتهاي زير شرط متناسب را بيان كنيد: الف( ب(

53 249 خودآزمایی ج( 9. با توجه به ليست سؤال 5 كاربرگ را بهگونهاي حفاظت كنيد كه كاربر بتواند فقط ناحيهي نام و سال ورود را تغيير دهد. 10. براي فايل خود گذرواژهاي تعيين كند كه كاربر با دانستن آن بتواند فايل را باز كرده و تغيير دهد. 11. ليست زير را در نظر بگيريد و موارد خواستهشده را انجام دهيد. الف( ستوني تحت عنوان نام و نام خانوادگي ايجاد كنيد و با استفاده از تابع Concatenate فرمولي بنويسيد كه نام و نامخانوادگي دانشجويان را نشان دهد. فرمول رديف اول: ب( با استفاده از Conditional Formatting دانشجوياني كه نام و نام خانوادگي آنها يكي است را با قالب مورد نظر خود مشخص كنيد.

54 عملیات روی داده ها 250 ج( تمام خانهی ليست را انتخاب كرده و با استفاده از گزينهي Remove Duplicates افزونگي را حذف كنيد. 12. از قابليت Goal Seek براي حل چه نوع مسئلههايي استفاده ميشود.13 با استفاده از Goal Seek معادلهي = x x 2 - را حل كنيد.